Case Study - ADP
Công ty Xử lý Dữ liệu Tự động (ADP, Inc)
ADP phát triển hết tiềm năng của các tổ chức thành viên bằng “LearningEDGE”
Hồ sơ công ty
Với hơn 8 tỷ USD doanh thu hàng năm, 600,000 khách hàng và 44,000 nhân viên trên toàn thế giới, ADP đã cung cấp quy trình giao dịch bằng máy tính, giao tiếp dữ liệu và cung cấp các dịch vụ trên toàn cầu.
Thách thức
Là công ty có sự phân quyền cao, ADP đã có trong tay rất nhiều phương pháp đào tạo cũng như các hệ thống quản lý học tập khác nhau. Thách thức của công ty đó là phải tạo ra được chức năng học tập tập trung để có thể cung cấp các chương trình, các công cụ học tập và hiệu quả công việc nhất quán và có thể mở rộng được. Ngoài ra còn phải cung cấp những hệ thống có thể tối ưu hóa hiệu quả trong tất cả các đơn vị kinh doanh.
Giải pháp
Trong tháng Hai năm nay, ADP đã triển khai LearningEDGE, đó là Hệ thống quản lý nguồn vốn nhân lực (HCMS) và Hệ thống quản lý học tập (LMS) được xây dựng trên nền tảng Saba. SkillPort được coi là một công cụ hỗ trợ hiệu quả công việc bổ sung, cung cấp nguồn tài sản dồi dào của SkillSoft với tên gọi “Find an Answer Now”. Thông qua các khóa học trong vòng hai năm tới, LearningEDGE sẽ được triển khai tới toàn bộ 44,000 nhân viên của ADP trên toàn thế giới.
Có thể nhiều người sẽ ngạc nhiên khi Giám đốc Đào tạo của ADP, ông Tony Rutigliano lại không thích từ ‘đào tạo’ chút nào. Bởi theo ông: “Đào tạo nghe như là bạn làm điều gì đó với người khác. Những gì diễn ra bên trong con người chính là sự phát triển. Tôi muốn các chuyên gia đào tạo của chúng tôi tham gia vào việc định hướng cho sự phát triển bên trong hơn. Mọi người nghĩ việc đào tạo là cái gì đó tách biệt so với công việc thường ngày của họ, và chúng tôi muốn được liên tục giúp đỡ các nhân viên để họ có thể phát triển trong chính các vai trò hiện thời của mình, và bước tiếp theo sẽ là phát triển sự nghiệp.”
Tư duy tích cực đó đang tiếp thêm năng lượng cho việc triển khai chương trình đào tạo và phát triển đầy tham vọng sẽ ở ADP trên phạm vi toàn cầu vào tháng Hai năm nay. Kế hoạch triển khai được bắt đầu từ ba năm trước, khi công ty bắt đầu suy nghĩ về việc nên lựa chọn kiểu tài nguyên đào tạo và phát triển nào để hỗ trợ cho mục tiêu chiến lược của ADP đó là trở thành doanh nghiệp được lựa chọn. ADP đã nhận thức được rằng trong thị trường lao động đầy tính cạnh tranh như ngày nay thì yếu tố quan trọng tạo sự khác biệt đó chính là các cơ hội về phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp.
Mặc dù ADP đã tiến hành đào tạo rất nhiều nhưng chính sự phân quyền đã tạo ra vô khối các phương pháp và hệ thống trong khắp các đơn vị kinh doanh. Một trong những đề xuất quan trọng mà nhóm phân tích tình huống đưa ra đó là lập một tổ chức đào tạo tập trung và một người nắm chức vụ Giám đốc đào tạo để đảm bảo sự tập trung và nhất quán trong toàn công ty. Năm 2004, Ông Rutigliano đã được bổ nhiệm làm Giám đốc Đào tạo, lãnh đạo một tổ chức mới thành lập là tổ chức Đào tạo & Hiệu quả công việc Toàn cầu (GL&P).
Ông Rutigliano đã tuyên dương nhóm phân tích vì đã đưa ra được những quyết định quan trọng vào thời gian đầu của quy trình, trải đường cho việc triển khai thành công. Ban đầu họ quyết định là cần phải có một Hệ thống quản lý nguồn vốn nhân lực (HCMS) trên phạm vi toàn công ty, giúp ADP quản lý một cách thống nhất và xử lý từng giai đoạn trong vòng đời làm việc của một nhân viên – tuyển dụng, đánh giá hiệu quả, đánh giá trình độ và phát triển. Nhóm phân tích đã làm việc với nhiều ủy ban để đảm bảo các phòng ban sẽ mua với số lượng lớn, và nhóm đã lựa chọn Saba làm HCMS/LMS. Theo nội bộ công ty, hệ thống Saba được gọi là LearningEDGE (EDGE viết tắt của Giáo dục - Education, Phát triển – Development, Tăng trưởng – Growth và Làm phong phú – Enrichment)
Các năng lực là phần trung tâm của hệ thống ADP
Phần quan trọng trung tâm trong phương trình nhân lực của ADP là quản lý năng lực một cách hiệu quả. Một trong những quyết định quan trọng đó là tạo ra hệ thống dựa trên thư mục năng lực hiện hành (trong trường hợp này là ITG) chứ không tạo ra các năng lực cho hàng nghìn công việc mà không có nền tảng gì trong tay. Ông Rutigliano cho biết: “Không nên tốn đến hàng năm trời để xây dựng các năng lực. Công việc đó đã hoàn thành. Việc hiệu chỉnh một thư viện có sẵn dễ dàng hơn rất nhiều. Các công ty khác cũng không khác biệt.”
Bằng cách sử dụng quy trình phát triển nhanh chóng, các đội giáo viên và chuyên gia bộ môn nguồn nhân lực của ADP đã xác định được các năng lực cho tất cả các công việc trong phạm vi mười nhóm nghề nghiệp lớn nhất. Tại ADP, các nhóm nghề nghiệp được chia thành các hạng mục công việc (ví dụ nhóm công việc nguồn nhân lực được chia thành các hạng mục bao gồm: đền bù, trợ cấp, tuyển dụng, đào tạo, v.v…) Các năng lực được phân chia cho các nghề nghiệp như sau:
Năng lực cốt lõi – bốn năng lực áp dụng cho toàn bộ nghề nghiệp của ADP
Năng lực quản lý – sáu năng lực áp dụng cho tất cả các cán bộ quản lý của ADP
Năng lực nhóm nghề nghiệp – các năng lực áp dụng cho tất cả các nhân viên của ADP theo một nhóm nghề nghiệp cụ thể
Năng lực hạng mục nghề nghiệp – các năng lực áp dụng cho tất cả mọi người theo một hạng mục nghề nghiệp cụ thể
Năng lực chuyên môn/kỹ thuật – các năng lực chuyên môn, chuyên ngành mà các nhà quản lý gán cho nhân viên của họ
Sơ đồ này cho phép tự động đưa ra quy định về đào tạo dựa trên mã số nghề nghiệp cá nhân cho toàn bộ nhân viên của ADP. Những nhà quản lý cũng có thể đưa năng lực “các kỹ năng chuyên môn/kỹ thuật” của mỗi nhân viên vào các năng lực ITG phù hợp. Danh sách các chương trình học tập theo quy định sẽ còn được chi tiết hơn khi các nhà quản lý lựa chọn và thông báo các mức độ thành thạo của nhân viên (dựa trên thang từ 1 - 4). Các mức độ thành thạo sẽ giúp các nhân viên của ADP xác định được các khoảng cách và LearningEDGE sẽ đề xuất các tài nguyên đào tạo giúp thu hẹp những khoảng cách đó.
Khi những năng lực đó được xây dựng và gán cho các chức danh, bước tiếp theo sẽ là đưa chúng vào sơ đồ các tài sản học tập. GL&P đã đưa các khóa học về kỹ năng kinh doanh của SkillSoft vào các sơ đồ các năng lực cốt lõi và năng lực quản lý. Đây là những năng lực mà ADP xem là quan trọng nhất (cùng với các năng lực chuyên môn/kỹ thuật) và được coi là các Nhân tố Thành công của ADP. ADP còn lập sơ đồ các kỹ năng kinh doanh và các khóa học của SkillSoft, các khóa học của trường Đại học ADP và các khóa học cho các đơn vị kinh doanh cụ thể cho hàng trăm các năng lực và kỹ năng theo định nghĩa của ITG.
Sau một thời gian, các nhân viên có thể tổng kết các năng lực bắt buộc để phát triển nghề nghiệp và xác định các can thiệp học tập thích hợp giúp thu hẹp khoảng cách để đạt được nguyện vọng. Ngoài ra việc quản lý nhân sự cho dự án còn có thể quản lý năng lực, giúp xác định các nhân viên phù hợp với những kỹ năng và kiến thức cơ bản bắt buộc, sẵn sàng tiếp nhận các phân công mới đầy thách thức.
Ở cấp độ tổ chức, việc quản lý và GL&P có thể giúp xác định khoảng cách trong các năng lực cốt lõi và những năng lực quan trọng khác để có thể điều chỉnh việc học tập theo chiến lược cho phù hợp với các mục tiêu kinh doanh chính của ADP. Theo thời gian ADP sẽ có chức năng đo lường tác động của các can thiệp học tập và việc thu hẹp các khoảng cách của năng lực lên các đơn vị đo lường kinh doanh chính.
Triển khai LearningEDGE
Trong năm nay GL&P đã tiến hành triển khai LearningEDGE cho các Dịch vụ Kinh doanh nhỏ, các Dịch vụ Tài chính và Thuế, công ty, các tổ chức IT và Tài chính của ADP trong giai đoạn triển khai trên phạm vi toàn cầu, tiến tới hoàn thành trong năm 2007. Giờ đây chỉ cần thông qua một hệ thống, học viên có thể tìm hiểu các cơ hội phát triển, truy cập và theo dõi tiến độ học tập từ trường Đại học ADP, SkillSoft và các mục đơn vị kinh doanh cụ thể. LearningEDGE đem tới nhiều lợi ích cho các nhà quản lý của ADP đó là họ giờ họ đã có sự tiếp cận tập trung vào các kế hoạch học tập trước kia của nhân viên, có thể theo dõi/xem các năng lực cho nhóm của mình và có thể tạo, gán và phê duyệt chương trình đào tạo cho nhân viên một cách dễ dàng và nhanh chóng.
LearningEDGE cung cấp phương thức truy cập vào SkillPort với tên gọi là Find an Answer Now để làm nổi bật vai trò các tài sản của SkillSoft là những công cụ hỗ trợ hiệu quả công việc. Khả năng truy cập nhanh được hỗ trợ bởi công cụ tìm kiếm của SkillSoft tên là Search & Learn™ chứa toàn bộ tài sản của SkillSoft. Nhân viên có thể lựa chọn tài nguyên phù hợp nhất cho nhu cầu đào tạo của họ, có thể là một khóa học online từ Book24x7®, công cụ hỗ trợ nghề nghiệp, SkillBrief, TestPrep, SkillSim™ Business Simulations hay thậm chí là các dịch vụ tư vấn. Tất cả các nhân viên của ADP có thể truy cập vào các tài nguyên ảo của SkillSoft, và bởi danh mục LearningEDGE được cập nhật hàng tháng với các cung ứng mới của SkillSoft nên các tổ chức thành viên có thể tiếp tục cập nhật mọi thay đổi mới nhất về công nghệ, các ứng dụng văn phòng và các xu hướng kinh doanh. Thông qua Find an Answer Now, việc theo dõi quá trình đào tạo E-learning được cập nhật hàng đêm vào LearningEDGE, cung cấp cho nhân viên ADP một bản báo cáo duy nhất về tất cả các hoạt động đào tạo.
Ngoài việc kết nối tới Find an Answer Now, tất cả các khóa học của SkillSoft và các tựa sách được tuyển chọn trong Books24x7 đều được tích hợp trực tiếp vào danh mục LearningEDGE. Như vậy ADP có thể hợp nhất các kế hoạch đào tạo vào trong một hệ thống và lập các chương trình đào tạo kết hợp bao gồm đào tạo có giáo viên hướng dẫn, đào tạo E-learning và các thành phần Books24x7. Nhân viên của ADP có thể triển khai đào tạo E-learning và kích hoạt các sách được tuyển lựa thông qua LearningEDGE và sau đó có thể quay trở lại quyển sách đó hay khóa học đó vào một ngày nào khác nhờ các bookmark hoặc các lưu trữ khác.
Trong những tháng tới, ADP sẽ tiến hành tích hợp LearningEDGE với Microsoft® Outlook® để có thể cá nhân hóa hơn nữa những trải nghiệm học tập cho các tổ chức thành viên. Như vậy các đang ký học tập có thể đồng bộ hóa với lịch trong Outlook của các tổ chức đó. Ngoài ra ADP cũng sẽ cài đặt các gói ngôn ngữ để những tổ chức thành viên ngoài khu vực Bắc Mỹ có thể theo dõi LearningEDGE bằng tiếng bản ngữ của họ.

Sử dụng Dialogue™ của SkillSoft® để chuẩn bị cho các tổ chức thành viên
Để chuẩn bị cho công tác triển khai LearningEDGE, ADP đã phát triển hai khóa đào tạo tùy chỉnh nhờ module phát triển nội dung nhanh Dialogue của SkillSoft. Hai khóa học với thời lượng 30 phút này sẽ giới thiệu cho nhân viên của ADP về các lĩnh vực Hệ thống Quản lý Nguồn vốn Nhân lực, các điều khoản và định nghĩa chính, các vai trò và trách nhiệm của nhân viên cũng như quá trình định hướng hệ thống cơ bản. Đây chính là các điều kiện để tham gia các lớp học ảo và lớp học đứng lớp trực tiếp. Khóa học Tổng quan LearningEDGE và khóa học định hướng LearningEDGE được tạo trong Dialogue đã nhanh chóng vươn lên đứng top mười các khóa học được nhân viên của ADP truy cập và hoàn thiện.
ADP đã làm hết sức mình để đảm bảo rằng nhân viên có thể tận dụng được các tài nguyên học tập và phát triển. Công ty yêu cầu các nhà quản lý phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên phải hoàn thành 40 giờ học một năm, có thể là từ bất cứ nguồn nào. Để giúp nhân viên có thể tận dụng tối đa chương trình đào tạo E-learning, ADP đã triển khai các khả năng quản lý khóa học và tải xuống của SkillSoft để tạo điều kiện cho nhân viên có thể tải xuống các khóa học vào ổ cứng máy tính. Như vậy thì họ có thể tham gia toàn bộ hoặc một phần của khóa học mà không cần phải kết nối với Internet. Khi một nhân viên đăng nhập vào Find an Answer Now từ máy tính đó thì thông tin về khóa học sẽ được theo dõi (như là các bookmarks, các phần đã hoàn thành, điểm số, v.v…) và thông tin sẽ được tự động tải lên để cập nhật vào kế hoạch đào tạo của nhân viên đó.
ADP luôn khuyến khích nhân viên của mình sử dụng bất kỳ tài sản học tập nào mỗi khi có nhu cầu hỗ trợ về hiệu quả công việc. Ví dụ, khi một nhân viên sử dụng Microsoft Excel có câu hỏi về các bảng trụ, họ có thể vào trực tiếp một chủ đề trong khóa học có đề cập tới vấn đề họ đang cần. Mặc dù học viên đó chưa hoàn thành toàn bộ khóa học nhưng họ vẫn đạt được một giá trị nào đó, vì vậy ADP muốn theo dõi hoạt động của người đó và trao chứng nhận hoàn thành cho học viên đó. Giờ đây thời gian mà một học viên sử dụng trong “phân đoạn đào tạo” sẽ được cấp chứng nhận hoàn thành cho cam kết đào tạo trong vòng 40 tiếng mỗi năm của họ.
Việc triển khai LearningEDGE thông qua khóa học vẫn sẽ được tiếp tục trong hai năm tới, bao gồm tất cả 44,000 nhân viên của ADP trên toàn thế giới. Một trong những thách thức đó là việc địa phương hóa LearningEDGE và các năng lực cũng như nội dung đào tạo thành nhiều ngôn ngữ khác nhau. Và cùng lúc đó, Rutigliano đã đi khắp công ty để giới thiệu với các nhóm cán bộ quản lý về tính hữu ích của LearningEDGE và nhóm Đào tạo & Hiệu quả công việc Toàn cầu (GL&P). Rutigliano đã nhận thức được mối liên kết quyết định giữa các nhà quản lý với sứ mệnh nhóm GL&P của ông.

Câu chuyện thành công về Quản lý Năng lực của ADP
Việc lên sơ đồ các năng lực cho các nghề nghiệp cho phép tự động lập quy định về đào tạo.
Người quản lý có thể nâng cao hơn nữa chất lượng đào tạo bằng cách lựa chọn các mức độ thành thạo bắt buộc.
Các mức độ thành thạo giúp xác định khoảng cách và chương trình đào tạo sẽ đề xuất các tài nguyên học tập để thu hẹp những khoảng cách đó.
Việc xác định các khoảng cách sẽ hỗ trợ công tác quản lý trong việc điều chỉnh chiến lược việc đào tạo cho phù hợp với các mục tiêu kinh doanh của ADP.
Kỹ năng quản lý năng lực cũng có thể giúp các nhà quản lý xác định những nhân viên nào sẵn sàng cho các phân công học tập.
Dần dần ADP sẽ có thể đo lường tác động của chương trình học tập lên các chỉ số đo lường kinh doanh cơ bản.
Một hệ thống quản lý nguồn vốn nhân lực trên phạm vi toàn doanh nghiệp cho phép ADP có sự thống nhất trong từng giai đoạn làm việc của một nhân viên – tuyển dụng, đánh giá hiệu quả, đánh giá trình độ và phát triển.

Họ tên và Email
Nội dung câu hỏi